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小小“番茄钟”帮你做好时间管理
【发布日期:2020-10-14】 【来源:本站】 【阅读:次】【作者:徐捷】
  你是否常感到工作使自己疲惫不堪但仍无法完成工作任务?你是否希望自己能够有高效的工作状态,切实远离加班?你是否想要改变自己,不再成为团队中的追跑者?你是否艳羡别人,在工作之余能学习更多知识、掌握更多技能、发展自己爱好、丰富自己人生……
  每个人每天都只有24个小时,没有谁能多拥有一分钟。时间对每个人都是最公平的,也是最残酷的。在有限的时间内,有些人能够取得成功,既能“朝九晚五”,又能“走马天涯”,最后收获工作与生活;有的人却天天穷忙,越“忙”越“茫”。
  问题到底在哪?各种低效的忙碌背后,都是一门时间管理课,学会高效的时间管理方法,往往可以达到“事半功倍”的效果。20世纪90年代,一种名叫“番茄工作法”的时间管理方法应运而生,它使用起来非常方便,能让使用者获得意想不到的效果,并流行至今。



入门:一组灵魂拷问


  你会时间管理么?有些人说:我每天总是三点一线,感觉时间都白白流走,更别说想提高自己,总是无从下手。“白过”“白活”“忙”都是现代都市人的一种生活状态:迷茫。迷茫是种可怕的状态,严重的话会对自己和生活失去信心。
  每天躺到床上时,复盘当天的时光:天黑前完成了领导交办的工作,回去后只想吃个饭,葛优躺着玩手机;想起自己还有阅读的“清单任务”时,可能困意来袭,夜已深沉,书本才翻开第一页;原本计划饭前快走一个小时,出一身汗的,结果人很累,还是明天再开始执行吧……
  要打破这种“迷茫”,是否应当选择“充实”?用充实而明确的目标来“活着”,每天都会有成就感。梳理剖析,不会管理时间的人大概有几类:每天不知道做什么的;渴望改变现状却将时间浪费在无意义事情上的;喜欢罗列清单却不能很好落实,不断在列清单的途中;拖延症晚期……
  学习时间管理,是非常重要的一件事。我们曾经相信网络上的所谓碎片化时间管理,但没有计划的管理往往“事倍功半”。学习时间管理,也是很累的事。首先你需要改变心态,意识到时间的重要性,让我们真正意识到每天的“1140分钟”的宝贵。
  其实,碎片化时间在每天的时间中非常重要,大部分人将其给了手机,很少人将之用于休息、思考、阅读,甚至是学习新技能或从事一些自己兴趣的事。如果我们觉得在等车、乘车、饭前、饭后等的时间很零散,不妨试着“化零为整”。
  首先,简单记录一下你一天中能有的碎片化时间,尽量做到不遗漏。其次,将每天相对固定的碎片化时间“变废为宝”,转化成固定时间;同时,挤占和排序那些“玩乐”的非固定化碎片时间。最后,为随时出现的临时碎片时间做准备,随身携带一些“可学习”的书籍。
  有了利用碎片化时间或科学管理时间的意识后,还需要注意防止让碎片化时间变成“虚假勤奋者”的狂欢。利用碎片化时间正确的方式是:分清任务的主次,对所使用的时间有个预估;抱有“出手必有回应,回应必出成果”的信念,以目标任务进行自我检验。下面,我们就进入实践环节。



实践:一个番茄时钟


  纸上得到终觉浅,绝知此事要躬行。道理讲了一百遍,不如实践实操一遍。这本《番茄工作法》告诉我们,时间管理“在精不在多”,一个“番茄”就够了。它与GTD时间管理法、帕累托法则、六点优先工作法等相比,简单又易学,适合各类人士使用,还能真正帮你管理时间。
  为何称为“番茄工作法”呢?1992年,一位名叫弗朗西斯科·西里洛的年轻人在厨房发现一个可以督促自己做事的神器:“番茄”计时器,于是将之利用起来进行时间管理。经过不断实践改进,他的学习和工作效率不断提高,最终这种方法也得到广泛推广。
  番茄工作法的本质是,三张清单加25分钟时间,即活动清单、今日计划和记录表。具体的实施过程被归纳为4个步骤:计划、跟踪、记录和统计、可视化。整个操作的关键在于,一次只做一件事情,即每花25分钟完成一项任务,然后休息5分钟,再开启下一项任务。
  计划,首先需要准备两张纸:活动清单和今日计划。活动清单用于列举近期你所需要处理的任务,今日计划用于记录当天需要完成的工作。将“计划”从“清单”中选取出来,按照重要性和紧急程度排列。
  跟踪,就是落实的过程。将番茄时间设定为25分钟并启动计时器(用手机也能实现),从“今日计划”中选取第一项任务。计时器启动后,你只需要全身心投入到工作中,直到25分钟结束,不管这项工作是否完成,都停下来休息5分钟。这5分钟休息就是喝水、上厕所、站起来活动。
  休息时,注意避免进行其他需要脑力劳动的事情,也不要查看手机。每25分钟时间块内,还需要记录被中途打断的次数。如果任务完成,则在“今日计划”表中做好标记。然后再进入下一个番茄钟,以此类推,直至完成今日计划。
  记录与统计,就是评估“番茄钟”的效率。第三张“记录表”在这时派上用场,专门用于统计“今日计划”表中的原始数据,比如每25分钟内被打断的次数、今日已完成的任务数、每项任务所需要的“番茄钟”个数等等。
  可视化,就是针对数据的图象化分析,可以更直观地进行数据评估,帮助我们及时调整工作和学习的节奏。当然,使用番茄工作法,还难免遇到“中断”的问题。有时一个不起眼的停滞,可能让前面的“番茄”习惯“前功尽弃”。
  番茄工作法的中断主要有两种,即“内部中断”和“外部中断”。其中,内部中断主要是自己造成的,属于自制力方面的问题;外部中断主要是外部环境的干扰造成的,比如临时性插入的工作、突发事件等。
  克服中断,主要的方法有:针对内部中断,应该及时记录每次中断的情况,同时积极改善中断,并在中断发生时暗示或强迫自己坚持下去;针对外部中断,应该提前“拒绝”,即做好免打扰约定,或者提前关闭干扰源,或者记录外部干扰后统一处理。



精进:一份意外收获


  掌握了番茄工作法的基本操作流程后,我们需要做进阶。这些进阶主要包括:确立一组好目标,让自己告别“茫盲忙”;使用清单管理,提高职场效率;做好精力管理,保持健康身心;利用八小时之外时间,克服短板提升;如此,等等。
  番茄工作法的目标管理,并不代表目标越多越好。书中讲到农夫老王的故事,他天不亮就出工务农,日落西山才满身疲惫回家,一天内一会要给猪喂食,一会又想照看马铃薯田地,还想取些柴火,最后什么都没落实,一天一事无成。好的目标是适合你的,并能在专注前提下迅速完成的。
  列清单可以帮助我们理清思路,也能帮你减轻焦虑。所谓好记性不如烂笔头,要想做到日事日毕、日清日高,就是要做到学习工作生活清单式管理。只有记录下来,逐一实现,才能增强自信,不断提升自己的能力。因此,我经常会保持随身带本书、带个本子和一支笔的习惯。
  有些人常常问我们,你是如何管理时间的,很佩服你这么忙的情况下还能挤时间阅读写作。我只想说,高效学习与写作的背后,是无尽的泪水,但是还要有坚实的“后勤保障”。我们要做的就是将工作、学习、生活与休息的时间错开,保证休息后才能进一步保证人的生命精力。
  相信很多人通勤者,在上下班通勤的时间间隙,我们需要合理利用时间,把通勤变得更加有意义。不妨提前制订通勤计划,将通勤时间列入番茄时间中,还可以戴上耳机隔离周边的嘈杂,让自己能放空心事,保持好的状态,同时也能独立思考,提前进入工作状态。
  书中还给了你许多使用番茄工作法的技巧,推荐了十大时间管理的小程序,这些都能给我们做好时间管理提供帮助。希望这个小小的“番茄钟”能够帮你充分、高效用好24小时,助你树立正确的目标、获得充足的精力、养成良好的日常习惯等,让它成为真正适合你的秘密武器。
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